国家档案局发布《招标投标电子文件归档规范》行业标准，2025年2月1日起实施
发布时间：2024-11-05 来源: 华联世纪
国家档案局正式公布《招标投标电子文件归档规范》（以下简称《规范》）行业标准，其中规定了招标投标交易平台形成电子文件归档的一般方法，涵盖了招标投标电子文件归档范围以及招标投标电子文件的形成、收集、整理、归档、系统功能接口等多方面的指标和要求，为推行招标投标电子档案“单套制”管理提供了一种技术方案。《规范》自2025年2月1日起实施。
《规范》明确，招标人、招标代理机构、投标人、第三方平台机构均应对各自参与的部分电子文件进行归档；招标人应落实主体责任，归档全套招标投标电子文件；电子招标投标交易平台应建设归档功能对相关电子文件进行形成、收集与整理，或建设能够与电子档案管理系统相衔接的接口功能。使用除招标人或招标代理机构之外第三方运营的电子招标投标交易平台的单位，应与电子招标投标交易平台运营机构签订使用合同，约定归档事项，包括归档时间、归档方式、归档文件质量等。电子招标投标交易平台运营机构应及时将应由招标人、投标人、招标代理机构归档保存的招标投标电子文件移交招标人、投标人、招标代理机构归档。
《规范》明确，招标人、招标代理机构、投标人、第三方平台机构均应对各自参与的部分电子文件进行归档；招标人应落实主体责任，归档全套招标投标电子文件；电子招标投标交易平台应建设归档功能对相关电子文件进行形成、收集与整理，或建设能够与电子档案管理系统相衔接的接口功能。使用除招标人或招标代理机构之外第三方运营的电子招标投标交易平台的单位，应与电子招标投标交易平台运营机构签订使用合同，约定归档事项，包括归档时间、归档方式、归档文件质量等。电子招标投标交易平台运营机构应及时将应由招标人、投标人、招标代理机构归档保存的招标投标电子文件移交招标人、投标人、招标代理机构归档。
《规范》规定，招标、投标、开标、评标、中标（定标）等招标投标活动全过程产生的具有保存价值的电子文件及其元数据均应纳人归档范围。与招标投标活动相关，但不是由电子招标投标交易平台产生的电子文件，可根据工作实际纳入招标投标电子文件归档范围。招标投标电子文件归档工作应在标段（包）招标流程终结后定期进行，终结节点既可为中标通知书发出后，也可为合同签订后，根据各单位实际情况决定。标段（包）招标流程终结后，移交归档责任人按归档范围定期将招标投标形成的电子文件和元数据，通过接口传输至电子档案管理系统；不具备在线归档条件的，移交归档责任人应形成离线的归档信息包，移交招标人、投标人及招标代理机构的招标投标业务部门。具体归档传输时间不晚于招标投标所在项目文件归档或采购年度的次年3月31日。招标投标电子文件收集时应完整捕获元数据。电子招标投标交易平台形成的招标投标电子文件，无论是否纳人归档范围，均应确定在原平台上保留的时间，如国家相关法规无明确规定，则至少保留3年。招标代理机构及第三方平台机构应将完成归档整理的招标投标电子文件在一次标段（包）整理完成后向档案部门归档，也可多个标段（包）、一个项目的所有标段（包）、多个项目的所有标段（包）一起整理完成后向档案部门归档，最迟不应超过电子文件形成后的次年6月。
